لا شك في أنك سمعت من قبل عن الملف التعريفي للشركات، ولكن هل تساءلت يومًا عن ما هو المقصود بهذا المصطلح؟ وما هي أهم المعلومات التي يجب أن تتضمنها؟

يعد ملف التعريف لشركات (الشركة الرسمية) واحدًا من الوثائق الضرورية التي يجب إعدادها عند إنشاء شركة جديدة أو توسيع نطاق شركتك الحالية. يقدم الملف التعريفي للشركة معلومات مفصلة عنها وعن أعمالها، بما في ذلك الخدمات والمنتجات التي تقدمها، والمالكين والموظفين، والمشاريع السابقة والحالية، والرؤية والرسالة والأهداف الاستراتيجية. يمكن استخدامه ايضا لجذب المستثمرين والعملاء الجدد والشركاء المحتملين.

ومن المميزات التي يحظى بها ملف التعريف الشركة الخاص بك هي إمكانية استغلاله لتعزيز العلامة التجارية الخاصة بك وبث رسالة إيجابية للعملاء والمستثمرين والشركاء المحتملين. ولكن هل تعلم أن إعداده يتطلب مراعاة العديد من العوامل؟

للبدء، يجب تحديد الهيكل العام والمحتوى المطلوب بناءً على احتياجات الشركة وأهدافها. ولا ينصح بتاتًا بالاعتماد على النسخ واللصق من نماذج سابقة للشركات، حيث أن الملف التعريفي لكل شركة يتضمن رؤيتها وأهدافها الخاصة، وما يعتبر مناسبًا لشركة في منطقة معينة قد لا يصلح مع شركة أخرى. لذلك، يجب أن يكون ملف التعريف الخاص بك مخصصًا لتعريف بشركتك بطريقة مميزة وفريدة، ويعكس رؤيتك وأهدافك المستقبلية بشكل صحيح.

إذن، ما العناصر المهمة التي لابد أن يتضمنها الملف التعريفي الخاص بشركتك؟

• يجب عليك أن تتأكد من أنه يحتوي على جميع العناصر الأساسية التي تعبر عن فلسفة الشركة وأهدافها الأساسية وتساعد الآخرين على التعرف عليها بشكل أفضل. يمكن أن يتضمن الملف التعريفي عناصر مثل الرؤية والرسالة والقيم الأساسية للشركة، وتفاصيل المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة، والخبرة والكفاءة التي تمتلكها  والتاريخ والإنجازات السابقة للشركة، وخطة العمل والأهداف المستقبلية ومعلومات عن فريق العمل والموظفين في الشركة.
• بالنسبة للرؤية والرسالة والقيم الأساسية للشركة، ينبغي أن تعكس هذه العناصر فلسفة الشركة وأهدافها الأساسية، ويجب أن تكون واضحة ومحددة بشكل جيد. إضافة إلى ذلك، يجب أن يتضمن ذلك تفاصيل مفصلة حول المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة، بحيث يمكن للآخرين التعرف على ما يميز المنتجات والخدمات الخاصة بك.
• يجب أن يحتوي الملف التعريفي على معلومات مفصلة حول خبرة الشركة وكفاءتها في صناعتها، بما في ذلك التقنيات التي تستخدمها الشركة وخبرتها في العمل. كما يمكن تقديم المعلومات المتعلقة بالتاريخ والإنجازات السابقة للشركة، حيث يمكن التعرف على النجاحات السابقة للشركة وتاريخها.
• وبالنسبة لخطة العمل والأهداف المستقبلية للشركة، يمكن توضيح الخطط المستقبلية والأهداف التي تريد تحقيقها، حتى يتمكن المستخدمون الآخرون من فهم ما تسعى الشركة إليه وكيفية تحقيق ذلك.
• تقديم معلومات عن فريق العمل والموظفين في الشركة، بحيث يمكن للآخرين التعرف على الأدوار التي يقومون بها وخبراتهم وما يميزهم. يمكن تقديم هذه المعلومات على شكل قائمة بأسماء الموظفين ومواقعهم الحالية في الشركة.

أما إذا كنت تتساءل عن حجم الصفحات التي لابد أن يتضمنه الملف التعريفي، فإن هذا يعتمد بشكل كبير على احتياجات الشركة ونوع الصناعة التي تعمل فيها. ومن المهم جدًا أن يكون الملف شاملاً ومفصلاً بما يكفي لتوضيح ما تفعله الشركة وكيفية تحقيق أهدافها، لذا يجب العمل على تضمين تفاصيل وافية حول نشاطات الشركة وأهم المبادئ التوجيهية التي تتبعها. يمكن تضمين معلومات عن العملاء السابقين والحاليين وكيفية تلبية احتياجاتهم واستفساراتهم، وكذلك الحصول على ردود فعل إيجابية وتوصيات من العملاء الراضين.

يمكن إضافة بعض المعلومات الإضافية في الملف التعريفي لإبراز الأساليب الناجحة التي تعتمدها الشركة، وتعزيز مصداقيتها لدى العملاء المحتملين. يمكن تضمين الشهادات والجوائز التي حصلت عليها الشركة، والمشاريع السابقة التي أنجزتها، والتقنيات المستخدمة، وأيضًا روابط إلى مواقع التواصل الاجتماعي والمنصات الأخرى التي يمكن للعملاء المحتملين العثور عليها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تضمين معلومات حول المبادئ الأخلاقية والقيم الأساسية التي تتبعها الشركة، وكذلك التزامها بالمسؤولية الاجتماعية والبيئية.

لكن ماذا لو كنت كاتب مستقل، وجاءك مشروع لكتابة ملف تعريفي لعلامة تجارية لعميلك؟ كيف ستنجز ذلك…

لنفترض أن مستقل مبتدئ في المجال، وجاءك مشروع كتابة ملف تعريفي خاص شركة عميلك، تساءلت عن المعلومات المهمة التي لابد أن تطلبها منه، إليك الحل…..

تذكر بأنه يجب أن يحتوي الملف التعريفي على المعلومات التالية، ومن خلالها لابد أن تستنبط أهم النقاط التي أن تحتاج أن يوفرها عميلك من أجل كتابة ملف تعريفي خاص به.

• معلومات الهوية الخاصة بالعلامة التجارية: بما في ذلك اسم الشركة والصناعة والجمهور المستهدف. يساعد هذا النوع من المعلومات على فهم أعمال العميل والجمهور الذي يحاول الوصول إليه.
• معلومات الرؤية والأهداف: يجب أن تسأل العميل عن أهدافه وغاياته للمحتوى الذي تقدمه له. قد يشمل ذلك زيادة الوعي بالعلامة التجارية أو توليد عملاء محتملين أو تثقيف العملاء. يساعد فهم أهداف العميل على تكييف المحتوى الخاص به وفقًا لاحتياجاته الخاصة.
• معلومات حول الطريقة التي تتبعها العلامة التجارية: يجب أن تسأل العميل عن صوت علامته التجارية وأسلوبها. يتضمن ذلك أشياء مثل أسلوبه ورسالته، ويساعد فهم هوية العلامة التجارية على إنشاء محتوى متوافق مع صورتهم العامة.
• المعلومات الإضافية: يجب أن يتضمن الملف التعريفي جميع المعلومات الإضافية المهمة. يمكن أن تتضمن هذه المعلومات ما يعجب العميل، وما الذي يعتقد أنه يمكن أن يساعد شركته أكثر، وتفاصيل عن منتجاته وخدماته.
• النسق القياسي: يجب أن يحتوي الملف التعريفي على النسق القياسي، والذي يتضمن معلومات عن تنسيقات المحتوى، ومعايير الجودة، والمواعيد النهائية، والميزانية.

نظراً لأن الملف التعريفي يعدّ امتداداً لشخصية ومكانة العلامة التجارية، ويعتبر أداة اتصال فعالة بين العلامة التجارية وعملائها، يجب عليك استثمار كل طاقتك ومهاراتك لإعداد ملف تعريفي يعكس النفحة والجودة العالية للعلامة التجارية، ويعزز الثقة بينك وبين عميلك.  وعليه، يجب أن  يكون الملف التعريفي معبأ بالمعلومات الهامة والمفيدة للعملاء وفي نفس الوقت سهل القراءة والفهم للقراء والأهم من كل ذلك أن يعكس هوية الشركة ومنتجاتها وخدماتها بشكل جيد، وأن يتم تصميمه بطريقة تجذب العملاء المحتملين وتحفزهم على التعامل مع الشركة